Van kaartverkoop tot donaties op de dag zelf: een praktisch handboek.
Een geslaagd liefdadigheidsevenement doet meer dan alleen geld inzamelen op de dag zelf — het zorgt ervoor dat bezoekers terugkerende donateurs worden. Dat begint bij een soepel verloop van de kaartverkoop en loopt door tot hoe gemakkelijk het is om een donatie te doen zodra ze ter plaatse zijn.
Door de online kaartverkoop te koppelen aan een contactloos apparaat ter plaatse, kunt u zowel geplande als spontane donaties vastleggen zonder extra administratieve rompslomp.
Voorafgaand aan het evenement: zorg dat het aanmelden zo eenvoudig mogelijk is
De eerste indruk die een bezoeker van je evenement krijgt, is de aanmeldpagina – lang voordat hij of zij daadwerkelijk arriveert. Een aanmeldingsproces met te veel stappen, of een proces dat niet goed werkt op een mobiele telefoon, zorgt ervoor dat mensen afhaken nog voordat ze zich hebben aangemeld. Beperk het tot het hoogstnodige, verstuur direct een bevestiging en stuur een agenda-uitnodiging, zodat de datum goed in het geheugen blijft hangen.
Dit is ook het moment om de basis te leggen voor Gift Aid: door bij het afrekenen één vakje aan te vinken, wordt de verklaring vastgelegd voor zowel de ticketprijs als eventuele donaties die ze op die dag doen, zonder dat er later nog iets extra’s hoeft te worden ingevuld.
Op de dag zelf: schrap elke reden om het niet te geven
Hoe goed de dag ook verloopt, sommige van je mooiste geschenken komen spontaan tot stand — de loterijprijs waarvoor iemand net iets meer wil bieden, de collectebus als mensen naar hun auto lopen, de kraam met merchandise waar niemand van plan was iets te kopen. Geen van deze momenten wacht tot iemand zijn kaartje in een zakje vindt; ze gebeuren of ze gebeuren niet, op dat moment.
“Het beste moment om geld in te zamelen tijdens een evenement is zelden het moment dat je had gepland — het is het moment waarop je er klaar voor was.”
Dankzij een contactloos apparaat bij de ingang, aan de bar en bij de verkooptafel kan elk van die momenten direct tot een aankoop leiden, zonder dat er een rij ontstaat terwijl iemand naar contant geld zoekt.
Na het evenement: de nazorg bepaalt of ze terugkomen
Het evenement zelf is maar de helft van het werk. Een bedankberichtje dat nog dezelfde avond wordt verstuurd, met daarin het daadwerkelijk ingezamelde bedrag en waarvoor het zal worden gebruikt, zorgt ervoor dat een eenmalige bezoeker iemand wordt die uitkijkt naar de datum van volgend jaar. Voeg indien mogelijk een paar foto’s van die dag toe — mensen willen zichzelf graag zien als onderdeel van wat ze hebben helpen realiseren.
Houd bij wie er aanwezig was en wie er een donatie heeft gedaan, en je hebt de gastenlijst voor volgend jaar al een stukje op gang gebracht. De evenementen die jaar na jaar groeien, zijn zelden de evenementen die het meest zijn veranderd — het zijn juist de evenementen die de details niet uit het oog hebben verloren en als eerste contact hebben gezocht.
