Ontvang 25% extra op in aanmerking komende geschenken, zonder gedoe met papierwerk.
Via Gift Aid wordt aan elke in aanmerking komende donatie van £1 25p toegevoegd, zonder extra kosten voor de donateur. Het nadeel is altijd het papierwerk geweest — verklaringen, spreadsheets en handmatige indieningen bij de HMRC die veel tijd van een klein team in beslag nemen.
Door de gegevensvastlegging op het moment van uitbetaling te automatiseren en declaraties rechtstreeks vanuit uw dashboard in te dienen, wordt vrijwel al dat handmatige werk overbodig, terwijl er toch een duidelijk controlespoor wordt bijgehouden.
Waar het grootste deel van de Gift Aid verloren gaat
Het is zelden de aangifte zelf die liefdadigheidsinstellingen in de problemen brengt — het zijn alle omringende factoren. Een papieren formulier dat tijdens een evenement wordt ingevuld en nooit wordt gedigitaliseerd. Een donateur die online een vakje aanvinkt, maar wiens gegevens nooit in de juiste spreadsheet terechtkomen. Een aanvraag die technisch gezien geldig is, maar de indieningstermijn heeft gemist omdat niemand dat kwartaal tijd had om deze samen te stellen.
Het gaat hier telkens om een kleine, begrijpelijke omissie. Als je deze over een heel jaar bij elkaar optelt, kan dit oplopen tot duizenden ponden aan Gift Aid die rechtmatig verschuldigd waren, maar simpelweg nooit zijn opgeëist.
“Gift Aid is geen extra inkomen dat je nog moet verdienen. Het is inkomen dat je al hebt verdiend en dat je alleen nog maar hoeft te innen.”
Wat automatisering nu eigenlijk verandert
De verklaring wordt eenmalig vastgelegd op het moment van de donatie — online, bij een kiosk of via een betaalterminal — en wordt permanent aan die donateur gekoppeld, zodat deze bij toekomstige donaties van dezelfde persoon nooit opnieuw hoeft te worden verzameld.
Vanaf dat moment worden in aanmerking komende donaties automatisch gemarkeerd, samengevoegd en opgemaakt in precies het formaat dat de HMRC verwacht. Het indienen gebeurt nu in één handeling via uw dashboard, in plaats van als een driemaandelijks project.
Een duidelijk audittraject, zonder spreadsheet
Om aan de HMRC-voorschriften te voldoen, moet u kunnen aantonen hoe u te werk bent gegaan: welke giften zijn gedeclareerd, wanneer en op welke grondslag. Als u dat in spreadsheets doet, is het audittraject afhankelijk van iemands geheugen om te weten welke versie actueel is. Een geautomatiseerd systeem bewaart die geschiedenis permanent voor elke donatie, zodat het beantwoorden van een controlevraag slechts enkele minuten kost in plaats van een hele middag zoeken.
Dit verandert niets aan wat Gift Aid precies inhoudt — het neemt alleen de redenen weg waarom liefdadigheidsinstellingen er in het verleden van afzagen. De donaties die uw donateurs al hebben gedaan, kunnen nog steeds worden geclaimd; door het proces te automatiseren zorgt u ervoor dat u dat ook daadwerkelijk doet.
