Desde la venta de entradas hasta las donaciones el mismo día: una guía práctica.
Un buen evento benéfico no solo sirve para recaudar fondos ese mismo día, sino que convierte a los asistentes en colaboradores habituales. Esto empieza por una experiencia fluida en la venta de entradas y continúa con la facilidad para realizar donativos una vez que llegan al evento.
Combina la venta de entradas por Internet con un dispositivo sin contacto en el recinto y podrás aprovechar tanto la generosidad planificada como la espontánea sin necesidad de trámites administrativos adicionales.
Antes del evento: facilita el proceso de inscripción
La primera impresión que tiene un asistente de tu evento es la página de inscripción, mucho antes de que llegue. Un proceso de compra de entradas con demasiados pasos, o que no funcione bien en el móvil, hace que la gente se eche atrás antes incluso de haberse comprometido. Limítate a lo esencial, confirma la inscripción al instante y envía una invitación de calendario para que la fecha quede bien grabada.
Este es también el momento de sentar las bases para el programa «Gift Aid»: con solo marcar una casilla al finalizar la compra, se recoge la declaración tanto del precio de la entrada como de cualquier donación que se realice ese mismo día, sin necesidad de rellenar nada más posteriormente.
Ese día: elimina cualquier motivo para no dar
Por muy bien que vaya el día, algunos de tus mejores regalos serán espontáneos: el premio del sorteo por el que alguien quiere pujar un poco más, la colecta que se hace mientras la gente se dirige a sus coches, el puesto de merchandising en el que nadie tenía pensado comprar nada. Ninguno de estos momentos espera a que alguien encuentre su tarjeta en una bolsa; suceden o no suceden, en ese mismo instante.
“El mejor momento para recaudar fondos en un evento rara vez es el que habías programado, sino aquel para el que estabas preparado.”
Un dispositivo sin contacto en la entrada, en el bar y en la mesa de artículos significa que cada uno de esos momentos puede traducirse en una venta inmediata, sin que se forme una cola mientras alguien busca dinero en efectivo.
Después del evento: el seguimiento es lo que determina si vuelven
El evento en sí es solo la mitad del trabajo. Un mensaje de agradecimiento enviado esa misma noche, en el que se indique la cantidad total recaudada y a qué se destinará, es lo que convierte a alguien que ha asistido por primera vez en alguien que se interesa por la fecha del año que viene. Si puedes, adjunta una o dos fotos del día: la gente quiere verse a sí misma como parte de lo que ha ayudado a crear.
Lleva un registro de quiénes asistieron y quiénes hicieron donativos, y ya tendrás la lista de invitados del año que viene prácticamente preparada. Los eventos que crecen año tras año rara vez son los que más han cambiado; son aquellos que se han acordado de los detalles y han dado el primer paso para ponerse en contacto.
